- DD padł ofiarą swojego sukcesu i firma należycie nie przeskalowała m.in. sekcji zarządzania nieruchomościami (oraz serwisu). Podejrzewam, że raportowanie do wyższego szczebla menedżerskiego ukazuje pełny sukces, w rzeczywistości zaś brakuje zasobów do należytej obsługi inwestycji. Nie ma czegoś takiego jak ciągłość zarządu i płynne przejęcie osiedla. Z osobą zarządzającą Adriami w DD nie byliśmy w stanie umówić się na spotkanie przez ponad rok czasu, nigdy nie widzieliśmy człowieka na oczy, w zasadzie nie odpisywał na maile i nic nie udało się z nim załatwić. Pion klienta również ignoruje klienta. Zarząd Dom Development de facto nie wykonywał swojej funkcji, za które pobierał miesięczne wynagrodzenie 1 zł netto od metra kwadratowego lokalu. Dom Development nie sprawdzał protokołów z wymaganych prawem przeglądów, nie dbał o realizację zaleceń pokontrolnych, nie pilnował prowadzenia książek obiektu budowlanego. Firma nie odpowiadała na listy papierowe.
- W klienckich aktach notarialnych jest referencja do aktu notarialnego, w której Dom Development w momencie posiadania 100% nieruchomości, zleca zarządzanie nią spółce Dom Development S.A. z zastrzeżeniem, że może te czynności powierzyć stronie trzeciej, biorąc pełną odpowiedzialność za jej działania i zaniechania. Tym samym za czynności firmy administrującej i niedopełnienia obowiązków, np. w należytym zgłaszaniu i obsłudze usterek, odpowiada Dom Development.
- Przy przejmowaniu zarządu należy sporządzić listę usterek, które zgłaszała administracja, skonfrontować to z informacjami od mieszkańców, listą jaką posiada serwis. Należy dodatkowo wraz z inżynierem z uprawnieniami budowlanymi oraz innymi fachowcami zrobić przegląd ogólnobudowlany, elektryczny, wodny, instalacji dostępowych, itp.
- Przy zmianie zarządu należy zrobić inwentaryzację dokumentacji, powierzyć jej sprawdzenie inżynierowi (czy jest kompletna, zgodna ze stanem faktycznym/aktualna), zinwentaryzować również wszystkie klucze, kody, uprawnienia, umowy.
- Należy sprawdzić jak zdefiniowana jest obsługa osiedla, w jakim zakresie, jakie są czarne dziury, które umowy trzeba będzie poprawić/renegocjować.
- Należy sprawdzić stan finansów, realizację budżetu/procentowość wykonania w stosunku do upływu czasu, zadłużenie wewnętrzne i zewnętrzne, procedury windykacji i ich skuteczność.
Przy wyborze firmy administrującej bardzo ważne jest:
- sprawdzenie kapitału zakładowego (> 1 mln), wielkości spółki, czy mimo bycia dużym graczem na rynku ma odpowiednią energię do działania, czy obsługuje > 100 wspólnot i ma świeże referencje z bieżącego roku od przynajmniej 20, czy poprzez powiązania z innymi spółkami w ramach grupy ma duże gwarancje płynności finansowej, czy na 100 wspólnot ma 30 certyfikowanych zarządców, czy tylko 4 (czyli czy pracownicy nie będą przeładowani pracą i będą w stanie w trybie ciągłym skupić się na sprawach osiedla), jak wyglądają CV proponowanych osób (czy widać stabilność zatrudnienia, postęp zawodowy, czy to są osoby młode i energiczne, ale równocześnie z doświadczeniem), czy zespół administracyjny jest należycie duży (minimum 3 osoby), czy firma zapewni ciągłość działania na wypadek epidemii grypy, czy firma ma doświadczenie w z nowoczesnymi osiedlami w tym tego samego dewelopera, czy ewentualnie współdzielony z innym osiedlem administrator nie będzie musiał jeździć po całej Warszawie i strasznie dużo czasu tracić na dojazdach;
- czy firma ma wypracowane procedury, czy też działanie zależy od osoby i nie jest powtarzalne/nie ma wzorców na poziomie całej firmy, czy firma regularnie szkoli pracowników (aspekty prawne, techniczne, umiejętności miękkie), czy jest duża rotacja w zatrudnieniu, czy w rekrutacji brane są aspekty merytoryczne a nie znajomości i układy, czy pracownicy podlegają ewaluacji;
- czy firma ma w standardzie regularne raportowanie finansowe, techniczne, czy te raporty są przejrzyste i konfigurowalne, czy jest to BI czy rozwiązania robione na kolanie;
- czy firma jest proaktywna, czy nie trzeba jej pilnować, czy pracownicy są samodzielni, czy komunikacja z zarządem jest odpowiednia, czy komunikacja z mieszkańcami (newslettery, informacje ad hoc, internet, telefon) stoi na należytym poziomie;
- jak firma przekazuje/raportuje feedback od mieszkańców - najgorsze są sytuacje, kiedy na zebraniu wspólnoty mieszkańcy pytają zarząd o temat, którego nie przekazała/nie zaadresowała administracja i zarząd nic nie wie na ten temat (bardzo źle kiedy zarząd kombinuje z odpowiedzią);
- czy firma dzięki zakupom grupowym jest w stanie zmniejszyć wydatki wspólnoty mieszkaniowej (jeśli firma nie ma rozwiniętej tej gałęzi w swojej działalności to odpada w przedbiegach, hello - mamy rok 2016);
- czy firma ma wewnętrzną umowę na usługi konsultingowe z większą kancelarią i dobry/szybki dostęp do prawnika, bazę wiedzy i na każdym spotkaniu jest biegła w aktach normatywnych, nie można jej zagiąć, ma doświadczenie w rękojmi, dochodzeniu roszczeń;
Czy wymiana firmy administrującej przy zmianie zarządu jest problematyczna?
- Jeśli firma jest dobra i doświadczona to może to tylko wyjść na plus - nie będzie problemu z ciągłością funkcjonowania osiedla, bo ta w sporym stopniu spoczywa na usługodawcach.
- Nowa firma dokładnie sprawdzi stan wspólnoty przy jej zdaniu przez poprzednią - dzięki temu zarząd będzie miał prawdziwe i aktualne informacje oraz niezakłamaną wiedzę o osiedlu.
- W zdaniu i odebraniu osiedla nie będzie działań pozorowanych.
- Audyt osiedla jest bardzo ważnym punktem startowym dla nowego zarządu.
- Jeśli poprzednia firma miała bałagan, zaniedbania, brak procedur a sporo rzeczy trzymało się na słowo honoru, to wyprostowanie tego może trochę potrwać i boleć.
Dobrym sposobem na ewaluację ofert i oferentów jest arkusz kalkulacyjny z najważniejszymi parametrami systemu oceniania, ich wagami i konkretnymi punktami. Należy z niego wyekstrahować krótką listę 2-3 podmiotów, z którymi należy prowadzić finalizujące rozmowy. Zazwyczaj wybiera się firmę, która ma najlepiej uszytą ofertę i jest najsolidniejsza. Należy pamiętać, że dobry wybór jest długoterminowy i ma pozytywne skutki dla obu stron.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz